Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan merupakan kegiatan yang bertujuan untuk merekam kegiatan dan hasil kegiatan yang telah dilaksanakan serta diharapkan secara potensial dapat berperan dalam proses manajemen di Balai Kesehatan Mata Masyarakat, mulai dari perencanaan (P1), Penggerakkan Pelaksanaan (P2) sampai dengan Penilaian (P3).

Variabel yang dicatat adalah sesuai dengan kebutuhan Balai Kesehatan Mata Masyarakat, sementara variabel yang dilaporkan hendaknya mengacu kepada informasi yang dibutuhkan.

Kegiatan Pencatatan dan pefaporan :

a. Variabel yang dicatat dan dilaporkan:

• Variabel yang dicatat dapat dikembangkan sesuai indikator yang digunakan dalam menjalankan fungsi manajemen di Balai Kesehatan Mata Masyarakat.

• Variabel yang dilaporkan adalah variabel-variabel yang berkaitan dengan indikator yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi manajemen pada setiap jenjang administrasi.

b. Instrumen

1). Instrumen pencatatan dapat berupa:

• Kartu – kartu antara lain: Kartu Tanda Pengenal Pengunjung, Kartu Status Penderita Rawat Jalan, Kartu Status Penderita Rawat Sehari.

• Register-register: antara lain Register Nomor Index Pengunjung, Register Kunjungan, Register Rawat Sehari, Register Pelayanan Luar Gedung, Kegiatan Pelayanan Kesehatan Masyarakat, dan lain-lain.

2). Instrumen pelaporan yang terdiri dari:

• Formulir laporan triwulan yang berisi: kegiatan medis dan non medis, hasil kegiatan dalam dan luar gedung serta laporan pemakaian dan penerimaan obat.

• Formulir laporan tahunan yang berisi: rekapitulasi laporan triwulan dan keadaan sarana/ prasarana.

c. Mekanisme pencatatan dan pelaporan

1) Alur pencatatan

• Pencatatan kegiatan dan hasil kegiatan dilakukan oleh petugas pelaksana pada setiap unit pelayanan Balai Kesehatan Mata Masyarakat baik di dalam gedung maupun di luar gedung .

• Hasil pencatatan dipindahkan ke dalam buku register oleh staf pelaksana pencatatan dan pelaporan.

2) Alur pelaporan

• Kegiatan dan hasil kegiatan yang tercatat dalam register, setiap bulan

•direkapitulasi untuk keperluan manajemen Balai Kesehatan Mata Masyarakat dan bahan pelaporan.

• Setiap 3 (tiga) bulan dan setiap tahun, kegiatan dan hasil kegiatan Balai Kesehatan Mata Masyarakat direkapitulasi untuk dipindahkan ke dalam format laporan yang tersedia. Laporan disampaikan ke Dinas Kesehatan Provinsi atau Kabupaten/ Kota setempat dan tembusan ke Direktorat Bina Kesehatan Komunitas Ditjen Bina Kesehatan Masyarakat (cq Sub Direktorat Bina Upaya Kesehatan Indera dan Usila).